Концепция мероприятия. Как выбрать?

В этой статье мы подробно разберем, что такое концепция мероприятия, как она выглядит, как её оценить и выбрать лучших исполнителей.

Что такое концепция мероприятия?

Генеральная идея события и то, как именно она будет реализована, через какие аспекты, детали, декор, активности и шоу. Концепция должна соотноситься форматом и поводом, с миссией и ценностями компании в целом, также удовлетворять цели и задачи мероприятия. А также идея должна быть яркой и доступной для всех участников: руководства, гостей, коллектива, партнеров и СМИ.

Например: Для банка вряд ли подойдет тематика гангстеров или «Бумажный дом», пусть даже она актуальна в данный момент.

Как это выглядит?

Генеральная концепция задает тон всего мероприятия и позволяет выбрать лучшие пути его реализации. Основной посыл создает настроение и запоминающуюся атмосферу. Исходя из идеи подбирается декор, контент, шоу и прорабатываются детали.

Что взять за основу при разработке концепции:

— Повод мероприятия: юбилей компании, профессиональный праздник, достижения компании, награждения сотрудников, новогодний корпоратив, например, в стиле «Ёлки»;

— Традиции компании, например: ежегодное новогоднее награждение в шуточных номинациях или участие в корпоративном творчестве;

— Определенная тема, например, «90-е» или «Викинги». (Узко тематические события позволяют ярко отразить концепцию в декоре и сценарии, создать атмосферный образ, который легко выдержать. Тогда как более абстрактная и символичная концепция, дает больше простора для шоу, активностей и визуализации, и позволяет замиксовать элементы, которые на первый взгляд не сочетаются)

Как заполнить бриф для агентства, и получить результат?

Если вы решили работать с агентством, не стоит полностью продумывать детали, этим вы только сократите творческие возможности организаторов, не сможете получить креативную и свежую идею. Для наиболее плодотворной работы укажите только важные ограничения, ключевые необходимые элементы, предыдущий опыт мероприятий: концепции, что понравилось, что нет, чего бы еще хотели, чего не хватило — для того что бы учесть имеющийся опыт и ошибки.

Как выглядит концепция?

Концепции, как правило, предоставляются в виде презентаций с фото примерами и кратким описанием сути услуги. В визуализации отображаются основные элементы и «фишки» планируемого события:

— Слоган, лозунг, описание идеи и легенды, ее связь с компанией, основными задачами;

— Оформление и декор, центральные визуальные элементы, которые подчеркнут идею;

— Интерактивы и конкурсы, это то, что будет развлекать людей на протяжении события;

— Шоу-программа, ведущие, творческие и музыкальные коллективы;

— Кульминация — финальная яркая точка мероприятия, самый запоминающийся момент;

— Варианты площадок — они должны соответствовать формату, теме и финансовым рамкам.

Это главные элементы проработанной концепции. Но основное — это сам посыл, задумка. Элементы и наполнение корректируется уже по Вашим пожеланиям и вкусовым предпочтениям.

Как определить профи?

Профессионалы не используют шаблонные макеты и всегда готовят индивидуальные предложения для Заказчика. Отличить штамповку от эксклюзива можно по этим критериям:

— Подробность и проработанность основной темы и посыла;

— Взаимодействие с актуальными площадками, подрядчиками и коллективами;

— Использование фирменного стиля, брендирования, миссии и традиций компании;

— Визуализация — уникальность, современность, брендирование, использование фирменного стиля.

— Оцените приложенные к разработке ресурсы и силы.

Не бойтесь уточнять важные элементы реализации и будьте готовы сами отвечать на вопросы и предоставлять информацию. Ведь какими бы профи не были Ваши организаторы, лучше, чем Вы, Вашу компанию, коллег и руководство не знает никто. Ваше креативное взаимодействие с агентством позволит создать действительно уникальное мероприятие, которое запомнится надолго.